Saat membicarakan pengendalian internal kita akan mendengar kata COSO. Lalu apa itu COSO? Apa hubungan COSO dengan pengendalian internal perusahaan? Mari kita lihat penjelasannya satu per satu...

“COSO” 

COSO merupakan kepanjangan dari Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission. COSO ini merupakan lembaga yang dibuat oleh sektor swasta untuk menghindari tindak korupsi yang sering terjadi di Amerika pada tahun 1970-an. Padahal sebelumnya sudah ada FCPA (Foreign Corrupt Practises Act) yaitu suatu aturan yang dibuat tahun 1977 atas inisiatif dari eksekutif-legislatif kongres Amerika tentang peraturan anti penyuapan dan korupsi bagi perusahaan atau warga Amerika Serikat terhadap pegawai atau pejabat asing.

Sektor swasta ini membentuk "National Commission on Fraudulent Financial Reporting" atau dikenal juga dengan "The Treadway Commission" di tahun 1985. Komisi ini disponsori oleh 5 professional association yaitu:

1. AICPA (American Institute of Certified Public Accountans)

2. AAA (American Accounting Association) 

3. FEI (Financial Executives International)

4. IIA (The Institute of Internal Auditor)

5. IMA (The Institute Management Accountants)

Tujuan komisi ini adalah melakukan riset mengenai kecurangan dalam pelaporan keuangan dan membuat saran-saran yang terkait dengannya untuk perusahaan publik, auditor independen, SEC, dan institusi pendidikan. Pada tahun 1992 COSO mengeluarkan definisi tentang pengendalian internal sebagai berikut: Internal control is process, affected by entility’s board of directors, management and other personnel, designed to provide reasonable assurance regarding the achievement of objectives in the following categories:

• Effectiveness and efficiency of operations

• Realibillty of Financial Reporting

• Compliance with Applicable laws and regulations 

Bila diterjemahkan, sistem pengendalian internal merupakan suatu proses yang melibatkan dewan komisaris, manajemen, dan personil lain, yang dirancang untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga tujuan berikut ini:

• Efektivitas dan efisiensi operasi

• Keandalan pelaporan keuangan

• Kepetuhan kerhadap hukum dan peraturan yang berlaku)

Jadi menurut COSO, pengendalian internal adalah bagian dari proses dalam organisasi dan berada dalam proses manajemen dasar, yaitu perencanaan, pelaksanaan, dan pemantauan. Menurut COSO, pengendalian internal memiliki 5 komponen, yaitu :

1. Control environment (Lingkungan Pengendalian)

Lingkungan pengendalian ini amat penting karena menjadi dasar keefektifan dari unsur-unsur pengendalian intern yang lain. Yang termasuk dalam lingkungan pengendalian yaitu :

- Integrity and ethical values (integritas dan nilai etika)
Integritas dan nilai etika yang dimiliki perusahaan termasuk pimpinan dan karyawan perusahaan agar saling melakukan pengendalian internal di dalam perusahaan.

- Commitment to competence (komitmen terhadap kompetensi)
Komitmen perusahaan terhadap kompetensi yang ada agar pengendalian internal berjalan dengan baik

- Board of Directors and audit committee (dewan komisaris dan komite audit)
Bagaimana sikap dan kesadaran dewan komisaris dan komite audit agar tercapainya pengendalian internal yang baik.

- Management’s philosophy and operating style (filosofi manajemen dan gaya mengelola operasi)

- Organizational structure (struktur organisasi)

- Human resource policies and procedures (kebijakan sumber daya manusia dan prosedurnya)

2. Risk assessment

Tindakan manajemen untuk mengidentifikasi, menganalisis risiko-risiko yang relevan dalam penyusunan laporan keuangan dan perusahaan secara umum. Yang termasuk dalam risk assessment:

- Company-wide objectives (tujuan perusahaan secara keseluruhan)

- Process-level objectives (tujuan di setiap tingkat proses)

- Risk identification and analysis (indentifikasi risiko dan analisisnya)

- Managing change (mengelola perubahan)

3. Control activities (Aktivitas Pengendalian)

Tindakan-tindakan yang diambil manajemen dalam rangka pengendalian intern. Yang termasuk control activities:

- Policies and procedures (kebijakan dan prosedur)

- Security (application and network) –> (keamanan dalam hal aplikasi dan jaringan)

- Application change management (manajemen perubahan aplikasi)

- Business continuity or backups (kelangsungan bisnis)
- Outsourcing (memakai tenaga outsourcing)

4. Information and communication ( Informasi dan Komunikasi)

Tindakan untuk mencatat, memproses dan melaporkan transaksi yang sesuai untuk menjaga akuntablitas. Yang termasuk komponen ini adalah sebagai berikut.

- Quality of information (kualitas informasi)

- Effectiveness of communication (efektivitas komunikasi)

5. Monitoring

Penilaian terhadap mutu pengendalian internal secara berkelanjutan maupun periodik untuk memastikan pengendalian internal telah berjalan dan telah dilakukan penyesuian yang diperlukan sesuai kondisi yang ada. Yang termasuk di dalam komponen ini, yakni:

- On-going monitoring (pengawasan yang terus berlangsung)

- Separate evaluations (evaluasi yang terpisah)

- Reporting deficiencies (melaporkan kekurangan-kekurangan yang terjadi)

Sumber :

http://sciencebooth.com/2013/05/21/pengertian-dan-komponen-coso-framework/

http://mukhsonrofi.wordpress.com/2008/10/14/pengertian-atau-definisi-coso/

http://mukhsonrofi.wordpress.com/2008/09/17/peraturan-atau-undang-undang-terkait-fraud-dan-korupsi-fcpa/

http://dwipuspaningsih511.blogspot.com/2013/04/pengendalian-internal-menurut-coso.html

http://keuanganlsm.com/definisi-pengendalian-internal-versi-coso/

Pengertian dan Pengguna Teknik Sistem :

• Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan.
• Teknik sistem penting bagi auditor intern dan ektern dan juga para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi.
• Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi perusahaannya maupun secara ektern sebagai seorang konsultan.

Teknik-teknik sistem adalah alat-alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang & mendokumentasikan sistem dan hubungan antara subsistem yang berkaitan.

Teknik Dokumentasi Sistem

Ada beberapa alasan mengapa sistem perlu didokumentasikan.

1. Untuk merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi sistem berguna sebagai media diskusi dan komunikasi antar perancang, analis, maupun programer. 
2. Selain itu, dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan keunggulan sebuah sistem maupun pengendalian dalam sebuah sistem. Pihak yang berkepentingan dengan evaluasi sistem adalah analis sistem (pada saat si analis sedang menegvaluasi sistem lama yang sudah berjalan) dan auditor (baik auditor internal maupun auditor eksternal). Auditor laporan keuangan hanya dapat melakukan audit jika data laporan keuangan sebuah perusahaan dapat dipercaya (yang berarti dihasilkan dari sistem informasi akuntansi yang memang andal).
3. Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka ynng sedang mempelajari prosedur dalam sebuah perusahaan. Dokumentasi sistem dapat menjadi media pelatihan karyawan baru.

Yang paling banyak ragamnya adalah teknik untuk mendokumentasikan proses. Berikut adalah sebagian dari teknik untuk dokumentasi proses.

1. Flowchart program.

Flowchart program biasa dibuat oleh programer untuk menggambarkan alur kode program.

2. Flowchart sistem.

Flowchart sistem biasa dibuat oleh orang akuntansi untuk menggambarkan sistem operasi dan prosedur dalam sebuah perusahaan. Dalam flowchart ssitem akan terlihat pembagian tugas dan wewenang antar departemen dalam perusahaan. Flowchart sistem ini berguna untuk mengevaluasi efektivitas pengendalian internal dalam sebuah perusahaan.

3. Data Flow Diagram.

Data flow diagram dibuat untuk menganalisis proses bisnis sebuah organisasi. Data Flow Diagram berguna untuk menggambarkan proses, tidak perduli apakah proses tersebut akan dijalankan secara manual atau dengan bantuan komputer. Elemen dalam suatu DFD :

a.    Proses transformasi, digambarkan berbentuk lingkaran.

b.    Arus data, digambarkan berupa anak panah yang masuk atau keluar dari suatu proses transformasi.

c.    Penyimpanan data, digambarkan berupa kotak persegi panjang tanpa tutup di sebelah kanannya.

d.    Data sumber dan data tujuan, digambarkan berupa kotak empat persegi panjang.

            4.    Use Case. 

Flowchart Pembelian Melalui Penawaran

Flowchart pembelian melalui penawaran adalah sebuah flowchart yang menggambarkan alur atau proses di mana supplier melakukan penawaran atas barang miliknya kepada suatu perusahaan dengan harapan perusahaan tersebut mau membeli barang tersebut.

Berikut adalah Flowchart Pembelian Melalui Penawaran dengan sistem pembayaran tunai
 

Prosedur pembelian tunai, supplier mengajukan penawaran:

• Bagian supplier mengirimkan SPH (Surat Penawaran Harga) ke bag pembelian.
• Bagian pembelian menerima SPH dari pemasok lalu membuat permintaan daftar barang yang dikirim ke bagian gudang.
• Bagian gudang menerima permintaan daftar barang lalu membuat daftar barang yang ada dan dikirimkan ke bagian pembelian.
• Bagian pembelian menerima daftar barang yang ada lalu memutuskan apakah akan memesan atau tidak. Jika tidak akan memesan maka berakhir, tetapi juka mau memesan maka bagian pembelian akan membuat SPP(Surat Permintaan Pembelian) yang dikirim ke pemimpin
• Pemimpin setelah menerima SPP dari bagian pembelian, jika menyetujuinya akan mengacc SPP. SPP yang telah diacc dikirim ke bagian pembelian
• Bagian pembelian setelah menerima SPP yang telah diacc akan membuat SOP(Surat Order Pembelian) rangkap 4. SOP lembar 1 akan dikirimkan kepada supplier,SOP lembar kedua akan dikirimkan ke bagian gudang, SOP lembar ketiga akan dikirimkan ke bagian keuangan dan SOP lembar keempat akan disimpan sebagai arsip.
• Supplier menerima SOP dari bagian pembelian. Setelah itu supplier membuat faktur, lalu mengirimkan faktur beserta barang yang dibeli kepada bagian pembelian.
• Bagian pembelian menerima barang dan faktur dari supplier setelah itu mengirimkan barang beserta faktur kepada bagian gudang
• Bagian gudang menerima barang dan faktur dari bagian pembelian. Bagian gudang membuat laporan penerimaan barang rangkap 2 berdasarkan barang dan SOP. Laporan penerimaan barang lembar 1 disimpan sebagai arsip, sedangkan lembar kedua dikirim ke bagian keuangan  beserta faktur.
• Bagian keuangan  melakukan pembayaran berdasarkan atas SOP, laporan penerimaan barang dan faktur. Pembayaran tersebut dikirim ke supplier .
• Supplier setelah menerima pembayaran membuat faktur lunas yang dikirimkan ke bagian keuangan.
• Bagian keuangan menerima faktur lunas dan berdasarkan faktur lunas tersebut bagian keuangan membuat laporan pemeblian tunai rangkap 2, lembar pertama kan disimpan sebagai arsip dan lembar kedua kan dikirimkan ke pemimpin.

Jobdesk dari setiap bagian:

1.    Supplier

Bertanggung jawab untuk mengirimkan Surat Penawaran Harga (SPH) ke Bagian Pembelian

-       Menerima Surat Order Pembelian (SOP) dari Bagian Pembelian

-       Berdasarkan SOP, supplier bertugas untuk membuat faktur

-       Mengirimkan faktur beserta barang ke Bagian Pembelian

-       Menerima uang kas dari Bagian Keuangan

-       Membuat faktur lunas

-       Bertanggung jawab untuk mengirimkan faktur lunas ke Bagian Keuangan

2.    Bagian Pembelian

-       Menerima SPH dari Supplier

-       Meminta daftar barang ke Gudang

-       Menerima daftar barang yang ada dari Gudang

-       Jika perlu melakukan pemesanan barang, maka Bagian Pembelian membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP). Jika tidak, maka proses diakhiri.

-       Mengirimkan SPP yang sudah dibuat ke Pimpinan.

-       Menerima SPP yang telah di ACC dari Pimpinan.

-       Membuat SOP rangkap 4:

Lembar 1     : dikirimkan ke Supplier

Lembar 2     : dikirimkan ke Gudang

Lembar 3     : dikirimkan ke Bagian Keuangan

Lembar 4     : disimpan sebagai arsip

-       Menerima faktur beserta barang dari  Supplier

3.    Gudang

-       ertanggung jawab untuk menerima daftar barang dari Bagian Pembelian

-       Bertugas untuk membuat daftar barang yang ada / yang tersedia

-       Mengirimkan daftar barang yang ada ke Bagian Pembelian

-       Menerima Faktur beserta barang dan SOP lembar 2 dari Bagian Pembelian

-       Berdasarkan SOP lembar 2 dan faktur beserta barang tersebut, bagian Gudnag wajib membuat Laporan Penerimaan Barang rangkap 2.

Lembar 1      : disimpan sebagai arsip

Lembar 2     : Laporan Penerimaan barang beserta barang dikirimkan ke Bagian Keuangan

4.    Bagian Keuangan

-       Menerima SOP lembar 3 dari Bagian Pembelian

-       Menerima Laporan Penerimaan Barang lembar 2 beserta barang dari Gudang.

-       Berdasarkan SOP lembar 3 dan Laporan Penerimaan Barang, Bagian Keuangan bertugas untuk melakukan pembayaran kepada Supplier

-       Menerima faktur lunas dari supplier

-       Membuat Laporan Pembelian Tunai rangkap 2

Lembar 1     : dikirimkan ke Pimpinan

Lembar 2     : disimpan sebagai arsip

5.    Pimpinan

-       Menerima SPP dari Bagian Pembelian

-       Berhak untuk memeriksa, apakah  SPP itu layak untuk di ACC apakah tidak. Jika di ACC, maka dikirimkan ke Bagian Pembelian

-       Menerima Laporan Pembelian Tunai lembar 1 dari Bagian Keuangan

Sumber :

http://jansen19.blogspot.com/2013/01/teknik-dan-dokumentasi-sistem-informasi.html

http://bq3monica.wordpress.com/2012/04/28/flowchart-pembelian-melalui-penawaran/