Ringkasan e-book

Ringkasan Chapter 9
Buku AIS, Nancy A. Barganoff

Software Akuntansi dan Perusahaan

PENGANTAR

Karena sifat berulang-ulang dari banyaknya tugas dalam akuntansi, tidaklah mengherankan bahwa tugas-tugas ini telah berjalan otomatis. Dengan kemajuan perangkat keras dan perangkat lunak, software akuntansi menjadi semakin canggih dan disesuaikan untuk spesifik kebutuhan industri. Bab ini menjelaskan berbagai jenis akuntansi dan perusahaan perangkat lunak untuk lingkungan bisnis saat ini. Awalnya, paket software akuntansi sangat dasar. Biasanya mereka hanya memproses  transaksi pembukuan untuk bisnis. Sekarang, akuntansi dan software enterprise-wide sangat kuat, kompleks dan mampu mengumpulkan berbagai data untuk mendukung keputusan bisnis bagi perusahaan-perusahaan multinasional yang beroperasi secara global dan membutuhkan informasi dalam berbagai bahasa dan mata uang asing. Selanjutnya, paket software akuntansi khusus dapat menampung kebutuhan informasi industri tertentu yang didorong oleh beberapa proses bisnis yang unik yang dijelaskan dalam bab sebelumnya .

Saat ini, software akuntansi sedang berkembang menjadi fase lain sebagai solusi bisnis
menjadi sebuah bagian (modul) dari perusahaan perangkat lunak yang telah terintegrasi yang disebut sistem Enterprise Resources Planning ( ERP ). Contohnya fungsi keuangan dihubungkan dengan manufaktur, penjualan dan distribusi, aplikasi sumber daya manusia, dan lain-lain. Perusahaan terbesar saat ini menyadari manfaat dari mengintegrasikan sistem informasi mereka dengan memperluas sistem ERP mereka dari atas ke bawah jaringan perusahaan mereka. Bab ini membahas berbagai aspek software akuntansi yang terintegrasi dan sistem perusahaan secara luas dan detail, termasuk fungsi mereka, bentuk, dampaknya pada proses bisnis, dan kaitan antara biaya dan manfaat. Karena dampak dari paket perangkat lunak perusahaan secara luas sangat penting
bagi akuntan

Mengetahui kapan harus meng-upgrade sistem yang baru dapat menjadi sebuah tantangan.
Dalam beberapa kasus, perubahan dalam lingkungan eksternal organisasi, seperti meningkatnya persaingan, sehingga terpaksa upgrad. Dalam kasus lain, manajemen harus mengidentifikasi dan menilai  masalah dalam membuat keputusan. Karena pasar software telah mengalami banyak konsolidasi dan tergabung  sejak pertengahan tahun 1990-an, pemilihan perangkat lunak dapat menjadi lebih rumit.

PROGRAM SOFTWARE AKUNTANSI TERPADU

Program software akuntansi terpadu memproses semua jenis transaksi akuntansi. Transaksi tersebut mempengaruhi akun-akun di dalam jurnal umum dan jurnal khusus, seperti penjualan dan pembelian. Program software akuntansi terpadu mengatur proses transaksi di modul dan menyediakan hubungan diantara modul. Modul buku besar umum yang termasuk akun grafik, merupakan pembangun dari sebuah sistem. Modul lainnya secara khusus ditemukan di program software akuntansi terpadu termasuk akun piutang, utang, persediaan, dan daftar gaji karyawan.

Jurnal yang dicatat di modul software akuntansi,  memperbarui modul buku besar umum di dalam suaru periode atau bedasarkan waktu yang sebenarnya. Dalam sebuah level program akuntansin yang canggih,m ungkin dengan menambanhkan modul seperti biaya pekerjaan, pembelian, tagihan, faktur, dan aset tetap. Berikut beberapa ciri-ciri yang dimiliki program software akuntansi terpadu :

·         Jejak audit

·         Kemampuan penganggaran

·         Memeriksa dan mencetak faktur

·         Fitur  e-commerce

·         Alat menganalisis keuangan

·         Laporan grafik

·         Manajemen persediaan

·         Jurnal Berulang

·         Kemampuan menangani beberapa pengguna

·         Kemampuan menangani beberapa perusahaan

·         Penyesuain laporan keuangan

·         Memilih akuntansi berbasis kas dan berbasis akrual

·         Kemampuan untuk berkembang (menyesuaikan perkembangan bisnis)

·         Menganalisis perbedaan (anggaran ke yang sebenarnya)

Software Akuntansi Bisnis Kecil

Akhir-akhir ini, program komersial yang dijual sekitar $ 100, atau bahkan gratis. Sebagai contoh, Microsoft sekarang menawarkan program bisnis kecil yaitu Microsoft Small Business Accounting. Saat ini, versi gratis dari MS Accounting (disebut MS Accounting Express) sudah termasuk dalam edisi MS Office 2007, dan juga dapat didownload gratis dari website. Versi terbaru mereka Microsoft Office Accounting ( 2008) yang ditujukan untuk melayani bisnis kecil yang memiliki kurang dari 25 karyawan. Paket software akuntansi ini sepenuhnya terintegrasi dengan semua program Microsoft Office lainnya. Ini berarti Anda dapat dengan mudah mengimpor data dari spreadsheet Excel ke dalam program akuntansi. Pemilik usaha kecil yang biasanya paling peduli dengan arus kas dan menentukan apakah mereka untung atau tidak.

Karena ada begitu banyak paket software akuntansi murah tersedia untuk usaha kecil, Anda akan berpikir bahwa semua usaha kecil telah mempunyai salah satunya. Namun, meskipun perangkat lunak yang murah, tantangannya adalah untuk pemilik dan karyawan untuk belajar bagaimana untuk mendapatkan nilai terbesar dari produk. Sebagai contoh, berapa banyak fitur
yang ada di MS Word yang Anda tidak gunakan atau bahkan tidak tahu yang tersedia? Demikian pula, untuk mendapatkan banyak keuntungan dari software akuntansi apapun, pemilik bisnis harus mempertimbangkan perusahaan kantor akuntan publik atau konsultan software lokal yang dapat membantu memilih software, karyawan, membantu perusahaan mengidentifikasi laporan yang berguna untuk pengambilan keputusan , atau bahkan mungkin membantu dengan penyelamatan dan pemulihan kebutuhan bila terjadi masalah.

Software Sistem Akuntansi Luas dan Menengah

Beberapa contoh perangkat lunak akuntansi jenis ini adalah Microsoft Dynamics GP, SAP Business One, Epicor, perangkat lunak Sage MAS 90 dan MAS200, Everest, Made2Manage, dan Accpac. Biaya perangkat lunak ini mulai dari $2.000 sampai lebih dari $ 300.000, menawarkan banyak fitur yang dibutuhkan oleh perusahaan menengah dan besar. Sebagai contoh, banyak perusahaan besar melakukan bisnis internasional dan perlu software untuk menangani transaksi dalam berbagai mata uang. Beberapapaket perangkat lunak dapat mengkonversi transaksi dari satu mata uang yang lain dan bahkan dapat menulis cek dalam mata uang asing. Contoh lain dari fitur khusus yang mungkin dimasukkan dalam software akuntansi berlevel tinggi adalah kemampuan untuk membagi komisi antara beberapa penjual. Software sistem akuntansi besar dan menengah juga dapat menangani lebih dari fungsi akuntansi.

Software akuntansi bisa mahal. Bahkan paket yang berlevel tinggi memerlukan investasi yang signifikan untuk menginstal perangkat lunak, mengkonversi data lama untuk sistem baru, menyesuaikan fitur, dan melatih pengguna. Meskipun perangkat lunak itu sendiri tidak komponen biaya utama, beberapa perusahaan memilih untuk membeli layanan komputasi awan daripada membeli perangkat lunak langsung. Susunan ini disebut hosted solution dan tersedia untuk beberapa , termasuk Peachtree dan Accpac. Dua keuntungan dari hosted solution adalah mudah terukur dan program  data dapat diakses dimana saja dan kapan saja.

Sistem Informasi Akuntansi Khusus

Selain vendor yang melayani kategori industri umum, ada ribuan vendor yang menjual perangkat lunak akuntansi yang dirancang khusus untuk memenuhi industri tertentu atau bahkan niche yang sangat kecil dalam suatu industri . Beberapa contoh paket tersebut akuntansi program perangkat lunak untuk kantor gigi, pengecer hewan peliharaan, toko video, dan sekolah. Beberapa vendor paket akuntansi umum yang terintegrasi menawarkan program yang ditulis oleh pengembang independen untuk interface dengan paket dan menyediakan fitur yang dibutuhkan oleh pelanggan di industri khusus. Vendor perangkat lunak lainnya termasuk kode sumber program mereka sehingga bisnis dapat memilih software yang sesuai dengan perangkat lunak khusus yang dibutuhkan. Menyesuaikan perangkat lunak adalah sebuah bisnis yang baik untuk nilai menambah reseller atau konsultan yang memiliki kemampuan pemrograman dan pemahaman tentang kebutuhan khusus dari beberapa bisnis.

SISTEM INFORMASI PERUSAHAAN BESAR

Sistem informasi organisasi harus memproses data keuangan secara teliti. Kemampuan program perangkat lunak akuntansi untuk mengolah data perusahaan besar dengan harga dan kompleksitas perangkat lunak. Contoh software dalam kategori ini, dikenal sebagai sistem Enterprise Resource Planning (ERP), perangkat lunak perusahaan dan Business Application Suites termasuk Microsoft Dynamics AX, SAP All- in-One, Sage MAS 500, NetSuite Enterprise Solution, Exact Synergy, Infor Enterprise Solutions, Epicor, dan Oracle . Dua fitur penting dari jenis teknologi yang terintegrasi dan database pusat. Biasanya , perangkat lunak mengintegrasikan subsistem keuangan atau akuntansi dengan Customer Relationship Management (CRM), layanan bisnis , sumber daya manusia ( SDM ), dan Supply Chain Management (SCM).

Fungsi Sistem Perusahaan

Fungsi Dasar ERP. Saat ini sistem ERP menyediakan integrasi di antara banyak dari
proses bisnis, misalnya pengolahan dan memenuhi pesanan organisasi besar, manufaktur, pembelian dan fungsi sumber daya manusia, yang semuanya menyediakan untuk masing-masing data dan sistem keuangan. Integrasi ini misalnya seorang tenaga penjualan mengambil pesanan di perusahaan manufaktur untuk memeriksa ketersediaan persediaan yang ada.
Jika persediaan ada, sistem informasi akan memberitahukan pengiriman untuk memilih barang
dan mengisi pesanan. Jika tidak ada persediaan di tangan, sistem ERP dapat membuat subsistem di manufaktur untuk membuat lebih banyak produk. Integrasi antara pesanan pelanggan dan subsistem manufaktur dapat mengakibatkan revisi jadwal produksi untuk mengakomodasi
perintah baru. Singkatnya , semua bidang fungsional organisasi dapat menggunakan informasi yang sama untuk melakukan tugas-tugas mereka secara efisien untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.

Perpanjangan Sistem ERP. Proses bisnis yang terintegrasi dengan sistem ERP dikenal sebagai fungsi back-office karena terutama mereka yang menyangkut sistem internal perusahaan. Sistem tradisional ERP fokus pada data internal, yang digunakan terutama untuk proses internal (misalnya, sumber daya manusia dan manufaktur) dan perusahaan itu sendiri
yang mengambil keputusan. Saat ini sistem ERP sudah diperluas dengan e–.business dan kemampuan front-office lainnya.

Struktur Sistem Perusahaan

Sistem konfigurasi. Meskipun sistem ERP yang paling sering dijalankan perangkat lunak berlisensi
pada sistem komputer perusahaan, beberapa organisasi memilih hosted solution.  Organisasi yang khawatir tentang tingginya biaya ERP dan tidak pasti manfaatnya, dapat membeli layanan ERP di Internet. Pelanggan yang tidak memiliki perangkat lunak, dan menyimpan harga pembelian yang tinggi, biaya hardware, serta memelihara dan meningkatkan biaya.

Database terpusat. Untuk mencapai integrasi, struktur  sistem ERP adalah konfigurasi sebuah database pusat. Informasi penyimpan database mengenai setiap data item hanya sekali (sehingga menghindari penggandaan data) dan membuatnya segera tersedia untuk semua berbagai fungsi dalam suatu organisasi. Memiliki database pusat berarti bahwa data dalam sistem ERP memiliki integritas data, dikumpulkan hanya sekali, akurat, dan terkini.

Aplikasi Antarmuka. Antarmuka lain yang berguna untuk bisnis adalah integrasi aplikasi Enterprise Application Integration (EAI). EAI memungkinkan perusahaan dengan aplikasi dan database legal untuk terintegrasi dan terus menggunakan sistem tersebut. Hal ini terutama bermanfaat jika perusahaan-perusahaan ini memutuskan untuk menerapkan ERP atau memperoleh aplikasi baru yang memanfaatkan Internet, e-commerce, extranet, dan teknologi baru lainnya. EAI dapat tercapai integrasi maka perusahaan tidak dikenakan biaya untuk membangun antarmuka mereka sendiri yang mengikat beberapa aplikasi mereka secara bersama-sama.

Portal Internet. Memperpanjang sistem ERP antarmuka dengan individu di dalam dan di luar
organisasi melalui portal. Sebuah portal adalah pintu gerbang ke situs atau layanan lain untuk
meningkatkan komunikasi dan produktivitas antara karyawan, pelanggan, mitra, dan pemasok. Sebagai contoh, sebuah perusahaan dapat memungkinkan pemasok untuk melihat daftar harga dan juga untuk mempelajari status pembayaran tagihannya secara real-time. Portal Universitas memungkinkan mahasiswa dan fakultas untuk mengakses berbagai sumber daya universitas , seperti kalender universitas, informasi, dan database online melalui perpustakaan.

Proses Bisnis dan Sistem Perusahaan. Menerapkan ERP dan mengulang proses bisnis bisa sangat menuntut pada karyawan di semua organisasi. Mengetahui ilmu yang didapat dari orang-orang yang telah  melalui proses harus sangat berguna. Survei terbaru dari 327 organisasi (termasuk lebih
13 sektor industri utama) menawarkan pemahaman yang lebih komprehensif BPR. Survei
responden mengidentifikasi berikut yang merupakan faktor keberhasilan yang paling penting dalam BPR mereka :

( 1 ) Perencanaan, di mana ruang lingkup dan peran diputuskan

( 2 ) Mengulang pada proses terakhir

( 3 ) Dukungan dari manajemen puncak.

Risiko dan Manfaat Sistem Enterprise

Karena sistem ERP sangat mahal, maka memerlukan pelatihan dan konsultasi dengan perubahan spesialis manajemen, dan memerlukan waktu yang lama untuk melaksanakan,  risiko dan manfaat yang terkait dengan sistem yang cukup besar. Sayangnya, ada banyak contoh kegagalan dalam  mengimplementasikan ERP, dan kegagalan ini sering berdampak buruk pada laporan keuangan suatu bisnis.

Resiko dan Biaya ERP

Biaya :  

Ø  Hardware

Ø  Software

Ø  Pelatihan:
- Teknis
- Proses bisnis

Ø  Mengonversi Data

Ø  Layanan Profesional

Ø  Perawatan Software

Ø  Software upgrade

Manfaat :

Ø  Mengurangi investasi persediaan

Ø  Meningkatan manajemen aset (misalnya kas dan piutang)

Ø  Meningkatan pengambilan keputusan

Ø  Meningkatkan fleksibilitas dan responsif

Ø  Meningkatan pelayanan dan kepuasan pelanggan

Manfaat dari ERP. Meskipun biaya tinggi, ada banyak alasan kuat untuk menerapkan sistem ERP. Banyak manfaat dari pengurangan biaya, seperti pengurangan persediaan dan karyawan. Manfaat lain dari sistem ERP adalah kekayaan informasi yang dikumpulkan dalam data transaksi. Kebanyakan sistem ERP menawarkan laporan yang telah ditetapkan, tetapi tidak menawarkan kemampuan
untuk menganalisis data untuk memberikan manajer keuntungan dalam pengambilan keputusan.

MEMILIH SEBUAH PAKET SOFTWARE

Kapan AIS Baru Dibutuhkan?

Bagi mereka yang sudah menggunakan AIS berbasis komputer, ada pemberitahuan bagi pemilik usaha dan manajer bahwa ada paket perangkat lunak akuntansi baru, atau upgrade perangkat lunak. Seringkali, pemberitahuan ini menyangkut kas dan operasi bisnis yang lebih baik. Kadang-kadang pemilik dan manajer perusahaan melihat pemberitahuan eksternal yang mengingatkan mereka untuk kebutuhan AIS yang baru. Pemberitahuan ini mungkin tidak ada hubungannya dengan perusahaan itu sendiri, atau vendor atau pelanggan. Salah satu contohnya mungkin peraturan baru atau undang-undang yang mengubah cara perusahaan harus beroperasi .

Memilih Software Akuntansi yang Tepat

Pendekatan untuk membeli software akuntansi bervariasi dengan kompleksitas usaha dan
perangkat lunak. Untuk usaha kecil, pendekatan ini jauh lebih cepat dan tidak
mahal daripada sebuah perusahaan besar yang memutuskan pada sistem ERP. Organisasi besar dengan kebutuhan informasi akuntansi khusus dapat menggunakan AIS dari awal.
Meskipun sistem kebiasaan yang sulit dan mahal untuk dikembangkan, mereka menjadi sedikit
maka dengan kemajuan dalam pemrograman berorientasi obyek, komputasi client / server, dan database yang berteknologi. Software akuntansi saat ini mudah digunakan dan kaya fitur. Penelitian Internet dan diskusi dengan pemilik bisnis lain dalam industri yang sama mungkin cukup untuk membantu pemilik bisnis memilih paket software. Sejumlah situs bermanfaat yang tersedia di
Internet untuk membantu memilihnya ini.

Sumber  : e-book “Accounting Information Systems”, penulis : Nancy A. Barganoff, Mark G. Simkin, dan Carolyn S. Norman.