0
Teknik Dokumentasi Sistem Informasi Akuntansi
Posted by Eva Cahyati
on
16.16
Pengertian
dan Pengguna Teknik Sistem :
- Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan.
- Teknik sistem penting bagi auditor intern dan ektern dan juga para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi.
- Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi perusahaannya maupun secara ektern sebagai seorang konsultan.
Teknik-teknik
sistem adalah alat-alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang &
mendokumentasikan sistem dan hubungan antara subsistem yang berkaitan.
Teknik Dokumentasi Sistem
Ada beberapa alasan mengapa sistem perlu didokumentasikan.
Ada beberapa alasan mengapa sistem perlu didokumentasikan.
- Untuk merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi sistem berguna sebagai media diskusi dan komunikasi antar perancang, analis, maupun programer.
- Selain itu, dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan keunggulan sebuah sistem maupun pengendalian dalam sebuah sistem. Pihak yang berkepentingan dengan evaluasi sistem adalah analis sistem (pada saat si analis sedang menegvaluasi sistem lama yang sudah berjalan) dan auditor (baik auditor internal maupun auditor eksternal). Auditor laporan keuangan hanya dapat melakukan audit jika data laporan keuangan sebuah perusahaan dapat dipercaya (yang berarti dihasilkan dari sistem informasi akuntansi yang memang andal).
- Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka ynng sedang mempelajari prosedur dalam sebuah perusahaan. Dokumentasi sistem dapat menjadi media pelatihan karyawan baru.
Yang paling banyak ragamnya adalah
teknik untuk mendokumentasikan proses. Berikut adalah sebagian dari teknik
untuk dokumentasi proses.
- Flowchart program.
Flowchart program biasa dibuat oleh programer untuk
menggambarkan alur kode program.
- Flowchart sistem.
Flowchart sistem biasa dibuat oleh orang akuntansi
untuk menggambarkan sistem operasi dan prosedur dalam sebuah perusahaan. Dalam
flowchart ssitem akan terlihat pembagian tugas dan wewenang antar departemen
dalam perusahaan. Flowchart sistem ini berguna untuk mengevaluasi efektivitas
pengendalian internal dalam sebuah perusahaan.
- Data Flow Diagram.
Data flow
diagram dibuat untuk menganalisis proses bisnis sebuah organisasi. Data Flow
Diagram berguna untuk menggambarkan proses, tidak perduli apakah proses
tersebut akan dijalankan secara manual atau dengan bantuan komputer. Elemen
dalam suatu DFD :
a. Proses
transformasi, digambarkan berbentuk lingkaran.
b. Arus
data, digambarkan berupa anak panah yang masuk atau keluar dari suatu proses
transformasi.
c. Penyimpanan
data, digambarkan berupa kotak persegi panjang tanpa tutup di sebelah kanannya.
d. Data
sumber dan data tujuan, digambarkan berupa kotak empat persegi panjang.
4. Use Case.
Flowchart Pembelian Melalui Penawaran
Flowchart pembelian melalui
penawaran adalah sebuah flowchart yang menggambarkan alur atau proses di mana
supplier melakukan penawaran atas barang miliknya kepada suatu perusahaan
dengan harapan perusahaan tersebut mau membeli barang tersebut.
Berikut adalah Flowchart Pembelian Melalui
Penawaran dengan sistem pembayaran tunai
Prosedur
pembelian tunai, supplier mengajukan penawaran:
- Bagian supplier mengirimkan SPH (Surat Penawaran Harga) ke bag pembelian.
- Bagian pembelian menerima SPH dari pemasok lalu membuat permintaan daftar barang yang dikirim ke bagian gudang.
- Bagian gudang menerima permintaan daftar barang lalu membuat daftar barang yang ada dan dikirimkan ke bagian pembelian.
- Bagian pembelian menerima daftar barang yang ada lalu memutuskan apakah akan memesan atau tidak. Jika tidak akan memesan maka berakhir, tetapi juka mau memesan maka bagian pembelian akan membuat SPP(Surat Permintaan Pembelian) yang dikirim ke pemimpin
- Pemimpin setelah menerima SPP dari bagian pembelian, jika menyetujuinya akan mengacc SPP. SPP yang telah diacc dikirim ke bagian pembelian
- Bagian pembelian setelah menerima SPP yang telah diacc akan membuat SOP(Surat Order Pembelian) rangkap 4. SOP lembar 1 akan dikirimkan kepada supplier,SOP lembar kedua akan dikirimkan ke bagian gudang, SOP lembar ketiga akan dikirimkan ke bagian keuangan dan SOP lembar keempat akan disimpan sebagai arsip.
- Supplier menerima SOP dari bagian pembelian. Setelah itu supplier membuat faktur, lalu mengirimkan faktur beserta barang yang dibeli kepada bagian pembelian.
- Bagian pembelian menerima barang dan faktur dari supplier setelah itu mengirimkan barang beserta faktur kepada bagian gudang
- Bagian gudang menerima barang dan faktur dari bagian pembelian. Bagian gudang membuat laporan penerimaan barang rangkap 2 berdasarkan barang dan SOP. Laporan penerimaan barang lembar 1 disimpan sebagai arsip, sedangkan lembar kedua dikirim ke bagian keuangan beserta faktur.
- Bagian keuangan melakukan pembayaran berdasarkan atas SOP, laporan penerimaan barang dan faktur. Pembayaran tersebut dikirim ke supplier .
- Supplier setelah menerima pembayaran membuat faktur lunas yang dikirimkan ke bagian keuangan.
- Bagian keuangan menerima faktur lunas dan berdasarkan faktur lunas tersebut bagian keuangan membuat laporan pemeblian tunai rangkap 2, lembar pertama kan disimpan sebagai arsip dan lembar kedua kan dikirimkan ke pemimpin.
Jobdesk dari setiap bagian:
1.
Supplier
Bertanggung jawab untuk mengirimkan
Surat Penawaran Harga (SPH) ke Bagian Pembelian
- Menerima Surat Order Pembelian
(SOP) dari Bagian Pembelian
- Berdasarkan SOP, supplier bertugas
untuk membuat faktur
- Mengirimkan faktur beserta barang
ke Bagian Pembelian
- Menerima uang kas dari Bagian
Keuangan
- Membuat faktur lunas
- Bertanggung jawab untuk mengirimkan
faktur lunas ke Bagian Keuangan
2.
Bagian
Pembelian
- Menerima SPH dari Supplier
- Meminta daftar barang ke Gudang
- Menerima daftar barang yang ada
dari Gudang
- Jika perlu melakukan pemesanan
barang, maka Bagian Pembelian membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP). Jika
tidak, maka proses diakhiri.
- Mengirimkan SPP yang sudah dibuat
ke Pimpinan.
- Menerima SPP yang telah di ACC dari
Pimpinan.
-
Membuat
SOP rangkap 4:
Lembar 1 :
dikirimkan ke Supplier
Lembar 2 :
dikirimkan ke Gudang
Lembar 3 :
dikirimkan ke Bagian Keuangan
Lembar 4 :
disimpan sebagai arsip
- Menerima faktur beserta barang
dari Supplier
3.
Gudang
- ertanggung jawab untuk menerima
daftar barang dari Bagian Pembelian
- Bertugas untuk membuat daftar
barang yang ada / yang tersedia
- Mengirimkan daftar barang yang ada
ke Bagian Pembelian
- Menerima Faktur beserta barang dan
SOP lembar 2 dari Bagian Pembelian
-
Berdasarkan SOP lembar 2 dan faktur
beserta barang tersebut, bagian Gudnag wajib membuat Laporan Penerimaan Barang
rangkap 2.
Lembar
1 : disimpan
sebagai arsip
Lembar 2 : Laporan Penerimaan
barang beserta barang dikirimkan ke Bagian Keuangan
4.
Bagian
Keuangan
- Menerima SOP lembar 3 dari Bagian
Pembelian
- Menerima Laporan Penerimaan Barang
lembar 2 beserta barang dari Gudang.
- Berdasarkan SOP lembar 3 dan
Laporan Penerimaan Barang, Bagian Keuangan bertugas untuk melakukan pembayaran
kepada Supplier
- Menerima faktur lunas dari supplier
-
Membuat
Laporan Pembelian Tunai rangkap 2
Lembar 1 :
dikirimkan ke Pimpinan
Lembar 2 :
disimpan sebagai arsip
5.
Pimpinan
- Menerima SPP dari Bagian Pembelian
- Berhak untuk memeriksa,
apakah SPP itu layak untuk di ACC apakah tidak. Jika di ACC, maka
dikirimkan ke Bagian Pembelian
- Menerima Laporan Pembelian Tunai
lembar 1 dari Bagian Keuangan
Sumber :
Posting Komentar